Архивирование трудовых договоров уволенных работников

advant24.ru

К обязательным требованиям относят наличие полного названия сторон, дата начала работы, обязанности сторон, термин трудового договора (если имеется), прочее. По текущему законодательству Российской Федерации минимальное количество экземпляров трудового договора на одного сотрудника – 2. Оба должны быть зарегистрированы, потом один из них остается в отделе кадров или соответствующем департаменте, второй — отдается на руки работнику и хранится у него. Работник, перед тем как получить свой экземпляр, должен написать на нем вручную – «Один экземпляр трудового договора от 00.00.0000 № 00 получен». Под надписью поставить подпись и фамилию с инициалами. Также работник после получения должен быть завизирован в журнале «Регистрация трудовых договоров», если такой имеется на предприятии (такой журнал не является обязательным согласно законодательству РФ).

Как хранятся трудовые договоры?

    Трудовые договоры. Срок хранения трудовых договоров работников, созданных до 2003 года, составляет 75 лет. Документы с датировкой после 2003 г. хранятся до 50 лет.

Как архивировать трудовые договоры с работниками?

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.
Условия хранения документов Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы).

В какой последовательности архивировать трудовые договоры уволенных

Нина Ковязиназаместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Ответ: Как хранить документы в кадровой службе

Документы обязательные для хранения Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу. Сроки хранения документов Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

№ 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Таким образом, можно сказать, что законодательством не установлен определенный порядок хранения трудовых договоров сотрудников. Следовательно, порядок хранения договоров каждая организация определяет самостоятельно в соответствии со своим кадровым делопроизводством. Однако, на практике рекомендуется руководствоваться общим порядком хранения кадровых документов и чаще всего трудовые договоры хранят в личном деле сотрудника.
Что касается передачи трудовых договоров на хранение. В данном случае порядок будет зависеть от того каким образом формируются трудовые договоры. Если трудовые договоры хранятся в личных делах работников, то дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив.

Срок хранения трудовых договоров работников

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Их нужно хранить только пять лет. Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей – постоянно.
Также постоянно положено хранить штатное расписание. Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет. Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми.
Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.
Спасибо Форум:

Этника 2008-09-11 19:30 Там, где вам удобно. Я не разграничиваю труд.договора уволенных и работающих. Складываю их все в одну папку согласно порядковому номеру.

Каждый год новая папка и нумерация начинается сначала. Если мне нужно будет найти договор любого сотрудника, то я это очень быстро сделаю, посмотрев на карточке Т2 год заключения договора и его номер. Стрекозка 2008-09-12 12:50 а я храню в карточке Т-2 Этника 2008-09-12 13:09 Стрекозка пишет: а я храню в карточке Т-2 если карточек в папке много и в каждой ещё по договору лежит, то от этого папка становиться неподъёмной.

Но это опять же дело личного удобства.

Архивирование трудовых договоров уволенных работников

То, как вы храните соглашения, большой роли не играет Главное – следить за порядком в архиве и соблюдать срок хранения трудовых договоров работников, чтобы с главы организации не было административных или даже уголовных взысканий за нарушение правил. Срок хранения трудовых договоров работников Для того, чтоб определить срок хранения договора, необходимо обозначить тип документа и его способ хранения. Существует 3 вида документов:

  • Краткосрочные (бумаги хранятся меньше 10 лет)
  • Долгосрочные (бумаги находятся в архиве дольше 10 лет)
  • Для постоянного хранения.

Уничтожение таких дел не предусматривается.

Определить срок хранения по виду документа:

  1. Профильные договоры, а также документы, которые напрямую связаны с деятельностью организации. Хранятся в архивах не дольше 5 лет.
  2. Хозяйственные договоры.

При этом, законодательством не установлен определенный порядок хранения согласий работников на обработку персональных данных. Следовательно, в данном случае порядок будет зависеть от того каким образом формируются согласия в Вашей организации. Т.к. срок хранения согласий совпадает со сроком хранения личных дел, то в данном случае также возможны два варианта (т.е. согласия хранятся в личном деле работника или согласия хранятся в отдельной папке). Таким образом, если согласия хранятся в личных делах работников, то дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Если согласия хранятся в отдельных папках, то в данном случае, на архивное хранение целесообразно их передавать только после увольнения работника из конкретной организации.

Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно (ст.656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Как архивировать трудовые договоры с работниками?

  • Важно Темы:
  • Кадровое делопроизводство
  • Хранение документов

Вопрос Как правильно сшивать трудовые договора уволенных сотрудников для сдачи в архив? Приказы по личному составу знаю как сшивать и делаю это ежегодно, а вот трудовые договора не знаю как.

У меня два варианта: — сшивать вместе с приказами по личному составу; — сшивать трудовые договора в отдельную папку.
Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п. 3.6.7 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно (ст. 656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Архивирование трудовых договоров уволенных работников

  • Главная
  • Статьи
  • Срок хранения трудовых договоров работников

Трудовые договоры работников подписываются в двух экземплярах обеими сторонами и регистрируются. Образец, оставшийся на предприятии, обычно подшивается к личному делу сотрудника. Ещё один вариант хранения трудовых договоров – создание короба, где бумаги лежат в алфавитном порядке. При увольнении сотрудника В случае увольнения личные дела, договоры и прочие документы должны храниться в архиве. Для этой цели заводятся папки, куда подшивают дела. Если в организации штат меняется быстро, то каждый год создаётся новая папка. Если работников, напротив, мало, то в одной папке могут находиться документы за несколько лет. Бумаги разделяют по годам при помощи чистого листа. Дата подшивки может обозначаться как в год вступления человека на должность, так и в год увольнения.

Как хранятся трудовые договоры?

Как архивировать трудовые договоры с работниками?

В какой последовательности архивировать трудовые договоры уволенных

  • Как хранятся трудовые договоры?
  • Как архивировать трудовые договоры с работниками?
  • Как правильно сшивать трудовые договора уволенных сотрудников для сдачи в архив?
  • Производственный календарь
  • Срок хранения трудовых договоров работников

Как хранятся трудовые договоры? Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

  • внутренняя опись документов дела;
  • личный листок по учету кадров;
  • анкета;
  • дополнение к личному листку по учету кадров;
  • автобиография;
  • заявление о приеме на работу;
  • копия документа, удостоверяющего личность;
  • копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • копия ИНН;
  • должностная инструкция;
  • копии документов об образовании;
  • характеристики и рекомендательные письма;
  • личные заявления работника;
  • трудовой договор;
  • копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
  • аттестационные листы;
  • отзывы должностных лиц о работнике;
  • справки о состоянии здоровья;
  • фотографии;
  • лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).

Срок хранения трудовых договоров работников

Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела.


Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно. Если трудовые договоры хранятся в отдельных папках В данном случае, на архивное хранение передаются трудовые договоры сотрудников только после увольнения последних из конкретной организации.
Расположение документов в личном деле Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора.

Такой порядок следует из пунктов 3.5.3 и 3.6.18 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления (п. 3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Хранение личных дел В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников.

Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив.

Архивирование трудовых договоров уволенных работников

Внимание Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Нина Ковязиназаместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава РоссииДокументы обязательные для хранения Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).
Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела.
Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно. Если трудовые договоры хранятся в отдельных папках В данном случае, на архивное хранение передаются трудовые договоры сотрудников только после увольнения последних из конкретной организации.
Горячая линия 8 800 333-14-84 Конструктор документов Особенности кадрового делопроизводства Как хранятся трудовые договоры? Согласно законодательству РФ трудовой договор нужно составлять в двух экземплярах, и оба они должны быть подписаны обеими сторонами. Иногда может быть необходимо большее количество экземпляров, которые должны быть оформлены аналогично. Официальных правил или законов по их хранению, к сожалению, нет.
Но чтобы исключить путаницу и потерю документов, специалисты по кадрам подшивают трудовые договоры к личному делу сотрудника после издания приказа о найме. Другой способ хранения, который позволяет не запутаться в документообороте – создать новую папку с соответствующим названием и подшивать туда контракты в алфавитном, либо в хронологическом порядке. Трудовые договоры должны быть оформлены согласно установленным законам РФ.

Как хранить трудовые договора уволенных? Личные дела, трудовые договоры и прочее документы необходимо архивировать. Для этого создаются отдельные папки, куда подшиваются дела. Если сотрудников на предприятие много и текучка кадров большая, то на каждый год создается отдельная папка, в которой все документы подшиты в алфавитном порядке фамилий уволенных.
Если же сотрудников немного, то создается одна такая папка на несколько лет, в которой года отделены друг от друга – листом-разделителем. В любом случае папка должна содержать в себе опись, год, трудовые договоры. Также существует два подхода к датировкам: согласно законодательству РФ отдел кадров может самостоятельно принимать решения относительно даты подшивки дел — в год приема или в год увольнения работника. Считается хорошим тоном вести архивные папки с указанием года увольнения сотрудника.
Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., и Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19. Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., п. 1.1 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19). Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации. Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители (по мере устаревания прежних носителей).

Как правильно архивировать трудовые договоры уволенных

Личные дела работающих сотрудников, как правило, хранятся в отделе кадров предприятия. Вместе с тем, в архиве предприятия остаются и личные дела уже уволенных сотрудников. Как правильно должна происходить архивация личных дел уволенных сотрудников, и где они должны храниться? В ней указывается перечень документов, входящих в дело, регистрируются новые документы и вносятся сведения об изъятии текущих. Все документы в личном деле подшиваются в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением, а последним документом является приказ об увольнении работника.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как правильно прошивать документы?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Архивирование трудовых договоров уволенных работников

Трудовой договор хранится в личном деле. Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления п. Личные дела сотрудников храните 75 лет. Личные дела сотрудников хранятся в организации в алфавитном порядке.

Личные дела по уволенным сотрудникам передаются в архив. Если архива нет, личные дела уволенных работников оформляют в соответствии с установленными правилами в организации.

Коммерческая организация не обязана формировать дела. Соответствующий порядок хранение трудовых договоров нужно установить самостоятельно. Личное дело формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных. Как правило, в организациях личные дела заводят на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников. Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской службы подп.

Подробно порядок оформления личных дел государственных служащих прописан в Указе Президента РФ от 30 мая г. Если, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенные выше нормативные акты, касающиеся госслужащих. Также существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах п.

Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции. Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора.

Такой порядок следует из пунктов 3. Ответственным за ведение кадрового учета в организации назначен бухгалтер В. Зайцева оформила личное дело главного бухгалтера А. Обложка и документы личного дела выглядели так:. Внутреннюю опись документов сразу вложите в дело и заполняйте ее по мере поступления в него документов. Перед сдачей дела на архивное хранение на описи сделайте итоговую запись, в которой укажите, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов оно состоит.

Подтверждают такой порядок положения пункта 3. Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела. При этом сами листы внутренней описи пронумеруйте отдельно. Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке п.

Подписать внутреннюю опись должен сотрудник, ответственный за ее составление. Личные дела работающих сотрудников храните в отделе кадров. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона скоросшиватель или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции.

Перед тем как подшить переплести , удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта 3. В нем содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться. Порядок составления номенклатуры дел описан в пункте 3. Обычно номенклатура дел составляется в качестве единого документа для всей организации.

При этом она включает в себя номенклатуры отдельных подразделений. Например, канцелярии, секретариата, финансового отдела, административного отдела, кадровой службы. Да, вы можете хранить в одном кабинете документы на работников из разных организаций. Но для удобства пользования кадровыми документами организовать текущее хранение нужно структурированно. Если позволяет помещение, то выделите для личных дел работников каждой организации отдельный шкаф.

Личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают. Обложки нумеруют, присваивают порядковый номер делу, соответствующий общему количеству.

Ведут личные дела сотрудников каждой организации в алфавитном порядке 3. Личное дело — форма для систематизации и хранения информации о работнике, знакомая каждому кадровику. Во многих компаниях кадровая работа ведется при помощи личных дел, хотя они и не обязательны для коммерческих организаций. Существуют ли другие, более современные, методы для обеспечения сохранности данных о персонале?

Да, существуют, и сегодня мы расскажем об альтернативных способах хранения кадровых документов. Многие кадровики по старинке ведут личные дела и не хотят отказываться от них, несмотря на то что это очень трудоемко. Поскольку единых правил ведения личных дел в коммерческой организации не существует, это порождает многообразие вариантов их оформления в масштабе всей российской кадровой практики. Однако по своему содержанию личные дела, используемые в различных организациях, как правило, немногим отличаются друг от друга.

Сегодня кадровикам негосударственных организаций предоставлен выбор в вопросе, как систематизировать информацию о работниках. Практически у всех из них есть возможность пользоваться электронными ресурсами, разработано много полезных и удобных программ, значительно облегчающих процесс обработки персональных данных. Те документы, которые у работодателя должны быть обязательно, конечно, придется оформлять на бумаге.

Но для всех остальных документов это неудобно, да и незачем. Кроме личных дел, наиболее часто встречаются следующие способы систематизации и хранения персональной информации о работниках: раздельное хранение документов в папках, сформированных по тематике и хранение в электронном виде. Краткую характеристику каждого из способов хранения, его основные преимущества и недостатки вы найдете в таблице ниже.

Перечень учреждений, в которых ведение личных дел обязательно. Порядок ведения личных дел. Документы, подлежащие включению в личное дело. Образец личного листка по учету кадров, внутренней описи, листа-заверителя личного дела.

Как хранить личные дела. Положение о работе с персональными данными. Комментарий юриста. Для негосударственных учреждений и коммерческих компаний обязанность вести личные дела работников не предусмотрена законодательством. Однако, например, в холдингах, эта процедура может быть предписана головной организацией.

В остальных случаях вопрос о том, как систематизировать и учитывать персональные данные работников — добровольное и самостоятельное решение каждой компании. Таким образом, если ваша организация все же решила вести личные дела работников, то вы обязаны вести их правильно, в соответствии с законодательством и правилами делопроизводства.

Документы личного дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. В начале дела подшиваются бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конце — бланки листов — заверителей дела.

Храниться личные дела работников должны 75 лет с момента расторжения трудового договора с работником. Однако следует помнить, что личные дела руководителей, членов исполнительных и контрольных органов организации, работников, имеющих государственные звания и награды должны храниться постоянно. Также обратите внимание на то, чтобы личные дела хранились в кадровой службе отдельно от других дел.

Тема: Трудовой и коллективный договор. Как оформить личное дело сотрудника Формирование личного дела Личное дело формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника.

Как правило, в личное дело включаются следующие документы: внутренняя опись документов дела; личный листок по учету кадров; анкета ; дополнение к личному листку по учету кадров ; автобиография; заявление о приеме на работу; копия документа, удостоверяющего личность; копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; копия ИНН; должностная инструкция; копии документов об образовании; характеристики и рекомендательные письма; личные заявления работника; трудовой договор; копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника; аттестационные листы; отзывы должностных лиц о работнике; справки о состоянии здоровья; фотографии; лист-заверитель дела составляется при сдаче личного дела в архив.

Пример оформления личного дела сотрудника Ответственным за ведение кадрового учета в организации назначен бухгалтер В. Обложка и документы личного дела выглядели так: внутренняя опись ; анкета ; личный листок по учету кадров ; дополнение к личному листку ; лист-заверитель.

Хранение личных дел Личные дела работающих сотрудников храните в отделе кадров. Номенклатура дел разрабатывается для того, чтобы: вести учет дел, заведенных в течение года в организации и в ее структурных подразделениях; формировать дела обеспечивать порядок при подшивке документов в дела ; вести индексацию дел; обеспечить поиск документов.

Способы хранения данных о работнике Многие кадровики по старинке ведут личные дела и не хотят отказываться от них, несмотря на то что это очень трудоемко. Комментарий юриста Для негосударственных учреждений и коммерческих компаний обязанность вести личные дела работников не предусмотрена законодательством.

Как хранить документы Документы личного дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Зарегистрируйтесь и продолжайте читать! Зарегистрируйтесь и продолжите чтение. Регистрация займет всего полторы минуты. У меня есть пароль. Пожалуйста, проверьте почту Ввести. Введите логин. Войти или. Ваша персональная подборка. Статьи по теме в электронном журнале.

Будьте в курсе! Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Меню Темы. Сайт использует файлы cookie.

Как архивировать трудовые договоры с работниками?

Акция месяца 8 88 Здравствуйте, как архивировать трудовые договоры с работниками? По окончании года подшить том трудовых договоров и дополнительных соглашений только уволенных работников?

Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля г. Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, — постоянно ст. Как архивировать трудовые договоры с работниками? Вопрос Как правильно сшивать трудовые договора уволенных сотрудников для сдачи в архив? Приказы по личному составу знаю как сшивать и делаю это ежегодно, а вот трудовые договора не знаю как.

Как правильно архивировать трудовые договоры уволенных

Подготовка документов к передаче в архив Хранение документов в архиве В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации: В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный муниципальный архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России. Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный муниципальный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Архивация личных дел уволенных сотрудников

Личные дела работающих сотрудников, как правило, хранятся в отделе кадров предприятия. Вместе с тем, в архиве предприятия остаются и личные дела уже уволенных сотрудников. Как правильно должна происходить архивация личных дел уволенных сотрудников, и где они должны храниться? При составлении описи дел отдела кадров необходимо выполнить ряд требований: — каждое дело вносится в опись под самостоятельным номером.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как правильно составить трудовой договор

Как архивировать трудовые договоры с работниками?

Здравствуйте, как архивировать трудовые договоры с работниками? По окончании года подшить том трудовых договоров и дополнительных соглашений только уволенных работников? Либо все договоры и доп.соглашения к ним, заключенные в завершившемся календарном году? Тот же вопрос о письменных согласиях работников на обработку персональных данных. Спасибо.

Трудовой договор – основной документ, регламентирующий трудовые отношения между работником и работодателем, которые являются сторонами трудового договора.

Законодательство не устанавливает определенный порядок хранения трудовых договоров, однако на практике, чаще всего трудовые договоры хранят в личном деле сотрудника. При этом, в отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив.

Также возможны варианты отдельного формирования трудовых договоров.

Таким образом, можно сказать, что законодательством не установлен определенный порядок хранения трудовых договоров сотрудников. Следовательно, порядок хранения договоров каждая организация определяет самостоятельно в соответствии со своим кадровым делопроизводством. Однако, на практике рекомендуется руководствоваться общим порядком хранения кадровых документов и чаще всего трудовые договоры хранят в личном деле сотрудника.

Что касается передачи трудовых договоров на хранение.

В данном случае порядок будет зависеть от того каким образом формируются трудовые договоры.

Если трудовые договоры хранятся в личных делах работников, то дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела.

Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно.

Если трудовые договоры хранятся в отдельных папках

В данном случае, на архивное хранение передаются трудовые договоры сотрудников только после увольнения последних из конкретной организации. При этом трудовые договоры систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри годов — по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников. Однако, при больших объемах указанных документов и превышении установленных объемов дел в течение года (не более 250 листов в деле и при толщине корешка не более 4 см, включая переплет) производится деление трудовых договоров на тома.

Таким образом, можно сказать, законодательством не установлен определенный порядок хранения трудовых договоров уволенных сотрудников. Однако, на практике рекомендуется руководствоваться общим порядком хранения кадровых документов в Вашей организации.

Что касается вопроса о письменных согласиях работников на обработку персональных данных

В соответствии со ст. 666 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных организация обязана хранить их не менее 75 лет.

При этом, законодательством не установлен определенный порядок хранения согласий работников на обработку персональных данных.

Следовательно, в данном случае порядок будет зависеть от того каким образом формируются согласия в Вашей организации. Т.к. срок хранения согласий совпадает со сроком хранения личных дел, то в данном случае также возможны два варианта (т.е. согласия хранятся в личном деле работника или согласия хранятся в отдельной папке).

Таким образом, если согласия хранятся в личных делах работников, то дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Если согласия хранятся в отдельных папках, то в данном случае, на архивное хранение целесообразно их передавать только после увольнения работника из конкретной организации.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Как оформить личное дело сотрудника

Формирование личного дела

Личное дело формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных . Как правило, в организациях личные дела заводят на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников.

Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров (если такого подразделения нет – руководителем организации). Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции. Как правило, в личное дело включаются следующие документы:

Как правильно архивировать трудовые договоры уволенных

  • Как хранятся трудовые договоры?
  • Как архивировать трудовые договоры с работниками?
  • Как правильно сшивать трудовые договора уволенных сотрудников для сдачи в архив?
  • Производственный календарь
  • Срок хранения трудовых договоров работников

Как хранятся трудовые договоры? Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п.

Как хранятся трудовые договоры?

В какой последовательности архивировать трудовые договоры уволенных

Как хранить трудовые договора уволенных? Личные дела, трудовые договоры и прочее документы необходимо архивировать. Для этого создаются отдельные папки, куда подшиваются дела.
Если сотрудников на предприятие много и текучка кадров большая, то на каждый год создается отдельная папка, в которой все документы подшиты в алфавитном порядке фамилий уволенных. Если же сотрудников немного, то создается одна такая папка на несколько лет, в которой года отделены друг от друга – листом-разделителем.
В любом случае папка должна содержать в себе опись, год, трудовые договоры. Также существует два подхода к датировкам: согласно законодательству РФ отдел кадров может самостоятельно принимать решения относительно даты подшивки дел — в год приема или в год увольнения работника.
Считается хорошим тоном вести архивные папки с указанием года увольнения сотрудника.

Как архивировать трудовые договоры с работниками?

Ответ Трудовой договор – основной документ, регламентирующий трудовые отношения между работником и работодателем, которые являются сторонами трудового договора. Законодательство не устанавливает определенный порядок хранения трудовых договоров, однако на практике, чаще всего трудовые договоры хранят в личном деле сотрудника.
При этом, в отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив.
Также возможны варианты отдельного формирования трудовых договоров. Таким образом, можно сказать, что законодательством не установлен определенный порядок хранения трудовых договоров сотрудников. Следовательно, порядок хранения договоров каждая организация определяет самостоятельно в соответствии со своим кадровым делопроизводством.

Как правильно хранить трудовые договора уволенных работников в архиве

Требования к оформлению дел, принимаемых в архив 3.6.1. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. 3.6.3. Архивация личных дел уволенных сотрудников Эта бумага представляет вас еще до собеседования, поэтому резюме должно быть составлено так, чтобы работодатель был убежден в полном соответствии ваших деловых качеств, знаний и умений требованиям свободной вакансии. Инструкция 1 Перед составлением резюме необходимо определить его четкую структуру.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Вопрос-ответ по теме

  • Каковы сроки хранения внутренних документов компании?
  • Как индексировать и хранить личные дела сотрудников?
  • Как долго нужно хранить записи по охране труда?
  • Сколько времени хранить заявления работников на однодневные отпуска без сохранения зар.платы?
  • Нужно ли оставлять реквизиты ОКУД и ОКПО при утверждении альбома унифицированных форм в организации?

Вопрос Здравствуйте, как архивировать трудовые договоры с работниками? По окончании года подшить том трудовых договоров и дополнительных соглашений только уволенных работников? Либо все договоры и доп.соглашения к ним, заключенные в завершившемся календарном году? Тот же вопрос о письменных согласиях работников на обработку персональных данных. Спасибо.

Как оформить личные дела работника в архив

Красиво и правильно оформленный текст любого документа лучше воспринимается и анализируется.Разные блоки информации должны описывать свою конкретную тематику. 2 В начале резюме следует расположить личные данные, включающие в себя полную информацию об имени, фамилии, отчестве, возрасте соискателя. Также должны быть указаны актуальные контактные данные. 3 Наименование должности, на которую вы претендуете, должна быть указана сразу после личных данных. Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение Документы в папке собираются в хронологическом порядке – с момента поступления работника до даты увольнения.В такой же очередности составляется внутренняя опись.


Нумерация листов описи отдельная от нумерации документов личного дела.4 Личные дела сотрудников выдаются только руководителю или другим лицам по распоряжению руководителя, а также самому работнику.
Таким образом, можно сказать, законодательством не установлен определенный порядок хранения трудовых договоров уволенных сотрудников. Однако, на практике рекомендуется руководствоваться общим порядком хранения кадровых документов в Вашей организации. Что касается вопроса о письменных согласиях работников на обработку персональных данных В соответствии со ст. 666 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных организация обязана хранить их не менее 75 лет. При этом, законодательством не установлен определенный порядок хранения согласий работников на обработку персональных данных.


Следовательно, в данном случае порядок будет зависеть от того каким образом формируются согласия в Вашей организации. Т.к.
Содержание:

  • Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?
  • Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть
  • Архивация личных дел уволенных сотрудников
  • Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение
  • Как правильно подготовить личное дело уволенного сотрудника к архивированию?
  • Как оформить личное дело работника в архив

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников? Важно Об этом говорится в пункте 4.4.2.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. С целью обеспечения эффективного хранения документов (как в бумажном, так и в электронном виде) организация может создать свой собственный архив (п. 1.1.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Документы с истекшим сроком хранения можно уничтожить (п.

Как правильно архивировать трудовые договоры уволенных

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет. Условия хранения документов Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы).

Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка. Распорядительные в службе кадров группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Как передать кадровые документы новому кадровику [wpsm_titlebox title=»проверяем наличие документов» style=»3″] Это список не закрытый, ведь в вашей фирме могут отсутствовать одни и присутствовать другие. После проверки нужно все занести в акт. Акт приёма передачи кадровой документации Это основной, которым завершается трудовая деятельность кадровика. Оформляется документ так: прописывается название фирмы, место и дата составления акта; вставляется гриф утверждения директора; пишется – кто кому передаёт документы; заполняется таблица; проставляются визы всех членов комиссии.

Читать еще:  Если квартира не приватизирована кому она принадлежит
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector