Журнал регистрации перевода работников

Журнал регистрации приказов по личному составу — образец

Журнал регистрации приказов по личному составу — образец такого документа пригодится любому работодателю и может стать ценным элементом кадрового документооборота. В чем его предназначение и где можно скачать данный документ?

Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?

Рассматриваемый регистр используется кадровыми службами в целях учета документов, классифицируемых как приказы (распоряжения) по личному составу, то есть представляющих собой локальные нормативы, которые определяют служебные, должностные и трудовые функции рядовых (не относящихся к руководству) сотрудников.

Необходимость в использовании журнала регистрации приказов по личному составу обусловлена тем, что:

  • регистрация приказов нужна в случае, если срок их хранения составляет 75 лет;
  • приказы, которые служат основанием для внесения данных в основные учетные документы работников (например, трудкнижки), необходимо регистрировать.

У некоторых работодателей установлено правило, в соответствии с которым тот или иной локальный норматив вступает в действие только при условии его регистрации. В соответствии с разд. 2.2.2 ГОСТ Р 51141-98 («Делопроизводство и архивное дело») под регистрацией понимается некая запись о документе, которая удостоверяет факт его создания. Журнал учета приказов — один из возможных регистров, в которых соответствующие записи могут фиксироваться.

Таким образом, внесение сведений о приказе по личному составу в журнал, о котором идет речь, можно также рассматривать как одно из необходимых действий, наряду с подписанием приказа, осуществляемых в целях легитимизации соответствующего документа.

О том, какое место среди иных организационно-распорядительных документов занимают приказы по личному составу, читайте в материале «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?».

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Приказы по личному составу являются, как правило, персонифицированными — регулирующими деятельность конкретных работников или групп таковых (например, отдела или службы).

Как мы отметили выше, к приказам по личному составу принято относить только те локальные документы, действие которых распространяется на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). То есть, к примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в рассматриваемом журнале.

К документам, которые могут учитываться в журнале, чаще всего относятся приказы:

  • о приеме сотрудника на работу;
  • увольнении сотрудника;
  • переводе сотрудника на другую должность;
  • совмещении сотрудника;
  • совместительстве сотрудника;
  • заработной плате;
  • командировке;
  • отпуске, декрете;
  • награждении;
  • изменении Ф. И. О. работника.

Формы приказов о личном составе работодатель вправе использовать те, которые посчитает нужным выбрать. Но по традиции в РФ распространено использование унифицированных форм, таких, например, как:

  • Т-1 и Т-1а (для оформления приказа о приеме сотрудника);
  • Т-8 и Т-8а (для оформления приказа об увольнении);
  • Т-9 и Т-9а (для оформления приказа о командировке).

Данные формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Прежде чем регистрировать тот или иной приказ по личному составу и придавать ему таким образом юридическую силу (если это предусмотрено правилами документооборота), сотрудник отдела кадров должен убедиться в том, что приказ имеет необходимые признаки легитимности, такие как:

  • наличие ссылки на документ, являющийся основанием для издания приказа (например, трудовой договор — если речь идет о приказе о приеме на работу), ссылки на НПА — если норма, устанавливаемая приказом, корреспондирует с положениями соответствующего документа или НПА;
  • наличие наименования, даты, номера, места составления документа;
  • наличие заголовка документа;
  • наличие текста приказа;
  • наличие подписи руководителя работодателя;
  • наличие отметки о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.

О документе, являющемся источником дополнительных сведений о работнике, читайте в статье «Анкета при приеме на работу — бланк и образец».

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Формы журнала, о котором идет речь, не утверждены законодательно и не рекомендованы компетентными регуляторами, поэтому у каждого из работодателей разрабатывается своя собственная форма соответствующего документа. На практике она чаще всего представлена следующими основными элементами:

  • титульным листом;
  • разделом, в котором указывается перечень сотрудников, ответственных за ведение журнала;
  • основным разделом, в котором регистрируются приказы по личному составу.

На титульном листе документа указываются:

  • наименование работодателя;
  • название документа — «Журнал регистрации приказов по личному составу»;
  • дата начала заполнения;
  • дата окончания заполнения.

Во втором разделе журнала предполагается присутствие:

  • Ф. И. О., должностей сотрудников, ответственных за ведение журнала;
  • сведений о документах, на основании которых данные сотрудники назначены ответственными;
  • подписей ответственных лиц, удостоверяющих ведение ими журнала в конкретные периоды времени;
  • сведений о соответствующих периодах.

В основном разделе журнала предполагается указание:

  • перечня порядковых номеров записей о регистрации приказов;
  • дат, номеров утверждения приказов;
  • конкретных разновидностей приказов;
  • Ф. И. О., табельных номеров сотрудников или групп таковых, на которых распространяется действие приказа;
  • документов, на основании которых издаются приказы.

Об оформлении регистра учета организационно-распорядительных документов по основной деятельности читайте в материале «Журнал регистрации приказов по основной деятельности».

Где можно скачать образец журнала учета приказов по личному составу (образец заполнения журнала)?

Загрузить заполненный образец журнала, в котором ведется учет соответствующих локальных правовых актов, вы можете на нашем портале.

О том, как ведется учет инструкций по охране труда, читайте в статье «Журнал учета инструкций по охране труда — форма и образец».

Журнал учета приказов, юрисдикция которых распространяется на рядовых сотрудников работодателя, — документ, который, с одной стороны, позволяет повысить эффективность документооборота, с другой — может легитимизировать создаваемые организационно-распорядительные документы. Журнал ведется ответственными сотрудниками предприятия.

Как регистрировать кадровые документы. Журналы, которые должны быть у каждого работодателя

Существует три способа регистрации документов:

  • простейший — в журналах;
  • более совершенный — с помощью картотеки;
  • наиболее совершенный, удобный и быстрый — с помощью соответствующих компьютерных программ.

Организация имеет возможность выбрать наиболее приемлемый для себя способ регистрации документов.

Регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов, т.к. в случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда может не признать.

Все регистрационные журналы (как и книги учета) должны быть защищены от изъятий и вложений: страницы должны быть пронумерованы ручкой (не карандашом), журнал должен быть прошит и опечатан, заверен подписью руководителя организациии и ответственного за его ведение лица. Только в этом случае он может служить доказательством. Журналы и книги по учету кадров ведут для того, чтобы:

  • регистрировать документы и присваивать им порядковые номера;
  • организовать учет кадров и их движения (прием на работу, перевод, отпуск, увольнение);
  • наладить учет документов, которые выдаются работникам под расписку и не хранятся в организации (удостоверения, справки);
  • облегчить в дальнейшем поиск нужных документов.

Журналы регистрации кадровых документов, которые обязательно должны вестись в организации

  • Журнал регистрации трудовых договоров.

Кадровики, кроме того, иногда ведут отдельно журналы регистрации принятых и уволенных работников, каждый год начиная новую нумерацию, что позволяет быстро получить сведения о том, сколько работников было принято, уволено за год, сколько уволилось из принятых в текущем году.

  • Журнал регистрации личных карточек.
  • Журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся в организации).
  • Журналы регистрации приказов (распоряжений).

Их количество определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном либо в нескольких журналах (вплоть до регистрации в отдельном журнале каждого вида приказов).

Поскольку приказы (распоряжения) по личному составу подразделяются по срокам хранения на два массива — «75 лет ЭПК» и «5 лет», кадровые службы должны формировать эти документы в разные дела и вести их регистрацию раздельно. При регистрации приказов (распоряжений) по личному составу со сроком хранения «75 лет ЭПК» (прием, перевод, увольнение и др.) им присваиваются порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» или «л/с», например: «приказ № 1-к» или «№ 5-л/с».

Читать еще:  Заместитель главного врача по го и чс

Приказы (распоряжения) со сроком хранения «5 лет» (очередные и учебные отпуска, взыскания и др.) имеют регистрационные номера с другой буквой, например «о»: «приказ № 1-о».

Внутри каждого дела приказы (распоряжения) располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов в деле (свыше 250 листов) дела с приказами (распоряжениями) разбиваются на тома (том 1, том 2) и т.д. с указанием на обложке каждого тома номеров и крайних дат включенных в него приказов (распоряжений).

  • Журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, прогулах, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.п.).

Журналы учета на факультативной основе

Книги учета необходимы для того, чтобы фиксировать:

  • сверхурочные работы;
  • использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска;
  • предоставленные работникам отгулы и т.д.

В любом из этих регистрационных журналов или книг рекомендуется дополнять возрастающий в течение года порядковый номер документа буквенным индексом.

Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были предупреждены о наступлении определенных событий не позднее указанного в нем срока. Поэтому рекомендуется вести картотеку предупреждений (бумажную или электронную) о следующих событиях:

  • об окончании срока испытания. Согласно ст. 71 ТК РФ увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня;
  • об истечении срока трудового договора. В соответствии со ст. 79 ТК РФ работодателю необходимо предупредить работника об истечении срока трудового договора в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения;
  • о ежегодных оплачиваемых отпусках. Согласно ст. 123 ТК РФ работник должен быть извещен о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Для этого издается приказ о предоставлении ежегодного отпуска, а подпись работника об ознакомлении с ним и будет являться предупреждением.

Помимо этого, кадровик может сделать себе «напоминалочки» о любых других событиях (днях рождения работников, юбилейных датах и т.п.).

Организация сама решает, какие журналы ей необходимо вести, исходя из своих особенностей и потребностей.

Оформление регистрационного журнала

Так, у Журнала учета больничных листов может быть вертикальное (книжное) расположение страниц, поскольку в нем требуется отразить лишь сведения о работнике, номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения. А Журнал регистрации переводов работников лучше сделать в виде альбома, потому что в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы работника, старое и новое наименования его должности.

Для обложки лучше использовать плотную бумагу формата А4. На ней с помощью компьютера, печатной машинки или вручную пишут название организации, слово «журнал» или «книга» и наименование журнала (книги), ниже выделяют две строки для даты начала и даты окончания журнала (книги). Можно создать унифицированную форму и по ней делать обложки для всех журналов. Форма может быть, например, такой:

Далее необходимо разделить журнал на графы (лучше разграфить сразу все страницы). Чтобы защитить документ от изъятий и вложений, все страницы журнала нумеруют, журнал прошнуровывают и скрепляют печатью. Журнал заверяется подписью руководителя кадровой службы, заместителя генерального директора по работе с персоналом или генерального директора.

Внимание! Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них заверяет только руководитель организации.

В журнале должно быть указано лицо, ответственное за ведение журнала, и должна стоять его подпись. Подпись можно поместить на обложке (лицевой или оборотной стороне), или на последней странице журнала, или на каждой его странице.

Если при заполнении журнала была допущена ошибка, исправление в него можно внести одним из следующих способов:

1. Неверная запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а ниже, в той же графе, делается правильная запись. В графу «Примечания» (если эта графа есть в журнале) вносится запись: «Исправлено в графе такой-то», а ниже ставится подпись с расшифровкой и дата по следующему образцу:

2. Если в журнале нет графы «Примечания», можно воспользоваться порядком, который применяется для исправления неверно внесенных записей в трудовую книжку. В той же графе, где допущена ошибка, ничего не зачеркивается, ниже неверной записи пишется: «Запись за номером таким-то недействительна» и делается правильная запись.

Пока в учетном журнале не заполнены все страницы, он хранится у того работника, который его ведет. Когда все страницы журнала будут заполнены, на обложке ставится дата окончания и журнал сдается в архив организации.

Журнал регистрации трудовых договоров: правила оформления

Журнал регистрации трудовых договоров не является обязательным документом, но его наличие значительно облегчает работу кадровикам и руководителям. Расскажем, зачем нужен журнал, в какой форме его вести и на что обратить внимание при заполнении.

Что такое журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Журнал учета договоров — это документ, в который вносят информацию о заключении трудовых отношений или об изменениях условий работы. Он ведется специалистом кадровой службы или любым другим сотрудником, если это входит в его должностные обязанности.

Регистрация трудовых договоров и дополнительных соглашений в журнале позволяет определить в целом или в рамках периода:

  • количество договоров и дополнительных соглашений, находящихся на хранении;
  • число истекших, заключенных, измененных, расторгнутых договоров;
  • среднюю продолжительность действия трудовых отношений.

Ведение журнала в целом ускоряет работу с трудовыми договорами и дополнительными соглашениями. Вам не придется держать под рукой оригиналы документов, искать их, чтобы подготовить справки и выписки по требованию работника или другой инстанции.

Если вы не хотите вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений, то рискуете нарваться на штрафы при первом же серьезном конфликте с работником. Если у вас просто нет на это времени, освободитесь от части рутинных процессов, передав их аутсорсинговой компании.

Какой вариант журнала выбрать: бумажный или электронный

Бумажный вариант журнала предпочтительнее — его легче хранить, можно давать на подпись. Но есть и неудобства — документ нужно нумеровать, прошивать и внимательно заполнять. Однако сокращается риск утечки информации, потеря данных.

Электронные версии, которые обычно ведут в MS Excel, могут заполнять не все кадровики. Например, если в организации ведение электронного документооборота сведено к минимуму, у некоторых сотрудников возникают сложности с освоением таблиц. Чтобы устранить проблему потребуется обучение. В целом у электронных версий больше плюсов, чем минусов: конфиденциальность, быстрый поиск и формирование копий.

Как заполнять журнал регистрации трудовых договоров

Перед началом заполнения журнала руководитель издает приказ, в котором фиксирует, кто является ответственным лицом, порядок ведения документа и форму бланков. Не запрещено использовать готовые варианты книг, обычные тетради, блокноты с твердым переплетом. Первый вариант предпочтительнее тем, что не нужно чертить таблицы.

На титульном листе напишите название «Журнал регистрации трудовых договоров», поставьте дату. После чего пронумеруйте все страницы, а при необходимости — расчертите их. На первой странице отразите правила ведения журнала. На второй — перечислите лиц, ответственных за внесение информации. Напишите не только их Ф.И.О., но и порядковый номер, должность, причины, по которым именно этот человек заполняет документ. Лучше всего составить таблицу, так как ответственные лица могут меняться на протяжении времени.

Читать еще:  Договор в садик о принятии ребенка как заполнить

Заполните другие столбцы, которые содержит образец журнала регистрации трудовых договоров. Обычно в нем предусмотрены следующие графы:

  1. номер регистрации трудового договора;
  2. дата заключения соглашения;
  3. номер самого договора;
  4. Ф.И.О. работника;
  5. должность или специальность;
  6. наименование подразделения или отдела;
  7. срок действия договора;
  8. характер работы;
  9. дополнительные соглашения;
  10. примечания.

В книгу можно добавить и графу для подписи сотрудников — именно она является доказательством, что работник был ознакомлен со всеми условиями и своевременно получил документы. Без нее журнал становится лишь вашим помощником, а не защитником в спорных ситуациях.

Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров

Что делать, если нужно внести изменения в журнал учета трудовых договоров

Образец документа хоть и не утвержден законом, но при его ведении важно придерживаться основных правил. Если кадровик допустил грубую ошибку, документ закрывают и ведут новый, а не вносят исправления. Для этого требуется издать приказ, поэтому скрыть факт невнимательности невозможно.

Корректировки возможны только в трех случаях:

  • перевод работника в другой отдел или на другую должность;
  • отстранение от должности;
  • изменение условий труда.

Старайтесь сразу правильно и аккуратно вносить записи, а после — перепроверяйте их. Одна опечатка в написании имени, фамилии или других данных делает журнал недействительным! Вы сможете продолжить им пользоваться, но он потеряет юридическую силу.

Какие особенности ведения журнала регистрации трудовых договоров учитывать

Существует ряд правил и нюансов, связанных с ведением журнала:

  • можно открывать новый журнал ежегодно;
  • заполненный журнал прошивают, пломбируют и сдают в архив;
  • если происходит трансформация срочных договоров в бессрочные, об этом вносят новую запись или ставят отметку;
  • подпись руководителя при заверении журнала ставится на задней обложке;
  • заполнять журнал нужно систематически;
  • явные нарушения вызовут вопросы при проверках;
  • за ошибочное внесение данных сотрудник не несет ответственности.

Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров составляет 75 лет. Чтобы избежать переполненности архивов по причине ежегодного закрытия документа, сразу берите большую книгу и ведите ее до конца.

Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.

Ваш браузер не поддерживает плавающие фреймы!

Журнал регистрации перевода работников

Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЖУРНАЛОВ И КНИГ ДЛЯ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ

В практической деятельности используются три способа регистрации документов:

2) с помощью картотеки;

3) с помощью соответствующих компьютерных программ.

Наиболее удобный для себя способ регистрации документов каждая организация может выбрать самостоятельно.

Регистрацию кадровых документов в организациях желательно производить с использованием журналов, так как при возникновении трудового спора суд или государственная инспекция труда могут не признать компьютерную регистрацию.

Все регистрационные журналы и книги учета должны быть защищены от изъятий и вложений новых листов, для чего все страницы нужно пронумеровать ручкой, а сам журнал должен быть прошит, опечатан и заверен подписью руководителя организации и лица, ответственного за его ведение. Форма записи заверения может иметь вид:

В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 36 (тридцать шесть) листов.

После этого такой журнал может служить доказательством, например, в суде.

Работники кадровой службы журналы и книги по учету кадров ведут для того, чтобы:

• регистрировать документы и присваивать им порядковые номера;

• организовывать учет кадров и их движение;

• выполнять учет документов, которые выдаются работникам под расписку и не хранятся в организации (различные справки, удостоверения и т. д.);

• в дальнейшем облегчить поиск необходимых документов.

В настоящей статье приведены образцы книг и журналов, предусмотренные перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее — Перечень типовых документов), которые должны вестись в организации.

Журналы учета приема, перевода, перемещения и увольнения работников

Как правило, работники кадровой службы такие журналы ведут отдельно и каждый год начинают новую нумерацию, чтобы быстро получать сведения о принятых и уволенных работниках в текущем году.

Примечание. Срок хранения вышеперечисленных журналов составляет 75 лет (пп.640, 667 Перечня типовых документов).

Примечание. Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров составляет 3 года. При заключении контрактов с государственными служащими — 75 лет.

Другие книги и журналы, которые должны вестись в организации

Нанимателем или уполномоченным должностным лицом нанимателя, оформляющим прием и увольнение работников, ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним по форме согласно приложению к Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется кадровой службой или другим структурным подразделением, должностным лицом. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю и выданные работникам, поступающим на работу впервые, а также дубликаты трудовых книжек (вкладыши к ним).

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, где указывает дату получения. В случае пересылки трудовой книжки по почте в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должностным лицом проставляется соответствующая отметка.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью нанимателя (представительства иностранной организации). Срок хранения этой книги составляет 50 лет.

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»).

Примечание. Срок хранения такой книги составляет 5 лет (п.647 Перечня типовых документов).

При приеме от работника трудовой книжки лицом, оформляющим прием и увольнение, работнику выдается расписка в произвольной форме, содержащая реквизиты организации, в том числе печать нанимателя.

ПРИХОДНО-РАСХОДНАЯ КНИГА
по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним ведется бухгалтерией.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью нанимателя и печатью отдела кадров, в случае ее отсутствия — печатью нанимателя. Срок хранения этой книги составляет 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.

Несмотря на то что с 14 сентября 2014 г. постановление Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 № 30 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников» (в котором приведена форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним) утратило силу постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 09.07.2014 № 59, в организации должна и дальше вестись приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, поскольку она предусмотрена п.649 Перечня типовых документов.

Читать еще:  Закон о оружии 2019 на шокере сколько вт можно

Поэтому целесообразно в организации установить форму приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, которая была предусмотрена ранее.

ЖУРНАЛ
учета работников, выбывающих в служебные командировки
из __________________________
(наименование организации)

Журнал регистрации докуменов о переводе сотрудника

Утверждена постановлением Минтрудсоцразвития России от 24 октября 2002 г. Внимание Визы ознакомления работников в сводном приказе по личному составу могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи работодателя или уполномоченного им на это лица. Составляя сложные и сводные приказы, следует учитывать, что в один документ нецелесообразно включать информацию с разными сроками хранения. Рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании работников, которые имеют сроки хранения 3 и 5 лет, в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. Приказы о поощрениях и дисциплинарных взысканиях, как правило, оформляют в индивидуальном порядке. Формулировка приказа должна соответствовать действующему трудовому законодательству.

Кадровые документы: образцы и бланки 2017-2018

Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают. Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов. Какие данные указывать при заполнении Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица.

  • Дата документа. Исходящие письма принято располагать в хронологическом порядке. Это значительно упрощает поиск деловой переписки. Датой считается день подписания.
  • Регистрационный номер исходящей документации.

Журнал регистрации перевода работников

Журнал регистрации перевода работников

  • Важно Темы:
  • Учет трудовых книжек

Вопрос В одной из статей по кадровой службе отмечено, что надо вести журналы регистрации переводов сотрудников; регистрации увольнений с работы; учета личных дел; регистрации трудовых договоров; учета совместителей; регистрации справок. Где законодательно закреплено необходимо вести все эти журналы? Это обязательно? Ответ Единого перечня документов, которые должны быть в отделе кадров, не существует: в каждой организации он свой. Однако в Трудовом кодексе названы документы, наличие которых в отделе кадров обязательно (например, трудовой договор, график отпусков, локальные нормативные акты).

Следовательно, к обязательным журналам отдела кадров относятся: 1.

Кадровое делопроизводство: журналы учета

Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц. Требования к заполнению Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе два части: обложку и страницы.

На обложке написаны название, дата начала и окончания ведения (вторую удобно проставлять при завершении документа), наименование организации, другие основные реквизиты. Основная часть должна:

  • Быть представлена одинаковыми страницами (даны в прикрепленном бланке и образце журнала).
  • Прошиваться. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах.

Журнал регистрации исходящих документов

Журнал учета перевода работников (образец заполнения)

Такой акт послужит объяснением факта отсутствия у работодателя обязательных для фиксации сведений за определенный период. Если установлено лицо, виновное в утере, следует дополнительно взять с него объяснительную.О журнале по охране труда читайте подробнее здесь. На основе акта, объяснительной издайте приказ в произвольной форме о начале ведения нового журнала или об оформлении дубликата.
Журнал учета перевода работников Все это может не поместиться на вертикально расположенной странице. Обложки журналов изготавливаются на плотной бумаге преимущественно формата А4 по следующей форме. С момента заведения журнала учета на лицевой стороне в соответствующей графе делается запись о дате его заведения и первом порядковом номере данного журнала.

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы.
Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто. ФАЙЛЫСкачать пустой бланк журнала регистрации исходящих документов .docСкачать образец журнала регистрации исходящих документов .doc Значение Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем.
От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции.
Требования к документу При оформлении журнала регистрации приказов по личному составу применяются следующие требования:

  • каждый лист журнала должен быть пронумерован;
  • журнал должен быть прошит внизу толстой двойной нитью, которая завязывается и заклеивается заверительной надписью, содержащей подпись лица, ответственного за оформление и ведение журнала и печать предприятия, а также количество прошитых и пронумерованных листов указанных не только арабскими цифрами, но и прописью;
  • журнал должен иметь твердую обложку, а также плотные листы для регистрации приказов, учитывая, что храниться сей документ будет долгие годы.

Данные правила предусмотрены не только для того чтобы способствовать длительному хранению документа, но и с целью избежать фальсификации данных, то есть зарегистрировать приказ задними числами либо удалить лист с оформленной регистрацией.

Журнал регистрации докуменов о переводе сотрудника

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, трудовой договор, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, фиксирующие нарушение трудовой дисциплины), служебное письмо от другого работодателя с запросом на перевод работника, свидетельство о заключении брака, отражающее изменение фамилии работника и др. Журнал учета перевода работников (образец заполнения) Кроме того, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее 3 дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии приказов: о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы и других документов, связанных с работой.

Это может быть название и номер документа или просто вопрос, по которому ведется переписка. На практике часто выходит, что письма маленького объема (в несколько строк) могут вообще не иметь наименования. Тогда это графа остается пустой.

  • Кем подписана исходящая бумага.
  • Исполнитель.
  • Отметка о направлении копии исходящего письма в дело.
  • Сведения об отправке документа.

Здесь записываются данные, которые не подпадают под категорию других граф, но необходимы для ориентировки в журнале.

Каждое исходящее деловое письмо должно быть описано в собственной строке. Если к заполняющему документ работнику поступает сразу несколько писем, то регистрировать их следует по убыванию значимости. Номер и дата каждой бумаги располагается в отдельной строке.

Виды пересылаемых документов Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг. Например:

Хотя журнал регистрации исходящих документов и не относится к документам строгой отчетности, он бывает полезен в организациях, где ведется деловая переписка, требующая учета и контроля. Сколько хранить Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы.


Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения. Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.

  • Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована.
  • Завершаться визой руководства. В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа – оборотной части обложки – проставляется количество страниц. Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать.

В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector