Приказ о введении номенклатуры дел

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа. Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры.

Зачем нужна номенклатура и приказ на ее утверждение

Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры.

Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации.

Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях. Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично.

В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен.

Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:

  • наименования дел;
  • дата начала их ведения;
  • срок хранения;
  • количество томов и т.п. информация.

При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели.

Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий. Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.

Иногда, особенно в бюджетных учреждениях, после составления номенклатуры она согласовывается и утверждается специально созданной комиссией. Однако, в коммерческих структурах, это правило не всегда соблюдается – здесь довольно часто руководство предприятия обходиться лишь соответствующим утверждающим приказом, изданным от лица директора.

Приказ не только вводит номенклатуру в действие, но и позволяет обеспечить прописанную в законе обязанность по надлежащему содержанию и хранению актуальных и архивных дел.

Кто пишет приказ

Составлением номенклатуры обычно занимается документовед или делопроизводитель, а вот написание приказа, утверждающего ее, входит в компетенцию другого работника: чаще всего это юрисконсульт, кадровый специалист или секретарь организации, т.е. человек облеченный определенного рода полномочиями, имеющий знания и навыки по написанию распорядительных документов.

При этом, вне зависимости от того, кто непосредственно был занят созданием приказа, он должен передать документ на визирование директору предприятия.

Период действия приказа

Приказ составляется ровно на тот срок, в течение которого действует текущая номенклатура дел. В большинстве случаев он равняется одному году, но в некоторых организациях он может отличаться как в сторону расширения, так и в сторону сужения этого промежутка времени.

Как составить приказ: основные правила

Единого стандарта по написанию приказа на утверждение номенклатуры дел нет, так что компании могут писать его в произвольной форме или же образцу, разработанному и утвержденному в учетной политике фирмы. Однако, независимо от того, какой именно способ будет выбран, в документ следует внести ряд определенных параметров:

  • номер и дату создания приказа;
  • наименование организации;
  • сведения об утверждаемой номенклатуре: ее номер, год, на который она составлена и прочие сведения (по необходимости);
  • список лиц, ответственных за исполнение приказа.

Надо отметить, что любой приказ должен иметь под собой какое-то основание. В данном случае достаточно написать что-нибудь вроде: «В целях обеспечения норм по содержанию и хранению документов» или дать прямую ссылку на соответствующий закон.

Как оформить приказ: основные правила

Строгих норм по оформлению приказа на сегодня также не существует: его можно писать в рукописном или печатном виде, на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, или на фирменном бланке компании.

При этом следует учесть, что приказ должен иметь оригинал подписи руководителя предприятия или иного работника, уполномоченного на удостоверение подобного рода бумаг.

Проштамповывать приказ печатью можно, но не обязательно, поскольку он относится к внутреннему документообороту организации, к тому же с 2016 года использование печатей и штампов юридическими лицами законодательно отменено.

Весь период действия приказ должен храниться в специально отведенном месте, вместе с другими распорядительными документами. После утраты актуальности, его необходимо передать в архив фирмы, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени. Затем его можно утилизировать (также по строго определенному порядку).

Образец приказа

В начале документа указывают:

  • наименование организации, по которой создается приказ;
  • номер приказа по внутреннему документообороту;
  • дата составления;
  • населенный пункт, в котором действует предприятие.

После этого идет основная часть – сначала сюда следует внести основание для приказа, т.е. обозначить цель его создания. Далее за словом «Приказываю» отдельными пунктами фиксируется факт утверждения номенклатуры, даются указания начальникам структурных подразделений и назначается ответственное за исполнение приказа лицо. При необходимости эту часть документа можно расширить за счет добавления каких-то дополнительных распоряжений.

В заключение приказ необходимо заверить подписью директора, а также лица, ответственного за его выполнение.

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Зачем нужен приказ об утверждении номенклатуры дел?

Законодатель в п. 1 ст. 17 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» установлено, что в обязательном порядке все предприятия, государственные органы, индивидуальные предприниматели должны обеспечить сохранность всех документов, которые имеются, а так же тех которые относятся к личному составу, в соответствии с утвержденными сроками. Для соблюдения требований по срокам необходимо предприятиям в своих нормативных актах прописать порядок формирования системы номенклатуры дел, кто будет ответственным за это, произвести классификацию по срокам их хранения и т.д.

Для того, что бы начать формировать систему номенклатуры дел, с начало необходимо издать приказ руководителем предприятия. Приказу должен быть присвоен номер согласно разработанной номенклатуре. Данный документ заверяется подписью руководителя и гербовой печатью. Приказ храниться на предприятии в течении определенного времени.

Кто составляет приказ

Составление номенклатуры обычно осуществляется отделом делопроизводства. А составление приказа об утверждении номенклатуры дел занимается или юрист, или кадровый работник, или секретарь предприятия. То есть простыми словами, той человек, который наделен правами, а так же имеет навыки и знания по составлению распорядительных документов.

Важно. Вне зависимости от того, кто составил приказ, он в обязательном порядке должен быть завизирован руководителем предприятия. Без этого он не имеет никакой юридической силы

В течение, какого срока действует приказ?

Приказ составляется на тот срок, в течение, которого действует номенклатуре дел, обычно он составляет один год. Но иногда бывают случаи, что этот срок может, как увеличиваться, так и уменьшаться.

Основные правила составления приказа об утверждении номенклатуры дел

Законодательством не разработано и не утверждено единой формы, а так же стандартов по составлению приказа об утверждении номенклатуры дел. Поэтому предприятиям разрешено составлять его в произвольной форме, или по образцу, только для этого его необходимо разработать и утвердить в учетной политики предприятия.

Независимо от того, какой способ выберет предприятие по составлению приказа об утверждении номенклатуры дел, он должен содержать обязательные параметры, а именно:

  • Номер и дату, когда составлялся приказ;
  • Полное наименование предприятия;
  • Сведение об утвержденной номенклатуре: ее номер, год на который она составляется, а так же другие данные, если в них есть необходимость;
  • Указываются ответственные лица, которые отвечают за исполнение данного приказа.
Читать еще:  Постановление правительства рф от 27 декабря 1997 года 1639

Надо отметить, что любой приказ должен иметь под собой какое-то основание. В данном случае достаточно написать что-нибудь вроде: «В целях обеспечения норм по содержанию и хранению документов» или дать прямую ссылку на соответствующий закон.

Важно. Если на момент составления приказа об утверждении номенклатуры на новый календарный год действует предыдущий приказ, тогда его необходимо отменить составленном новом приказе. Например, внести в новый приказ такой пункт, в котором будет говориться об отмене действия предыдущего приказа.

Основные правила оформления приказа об утверждении номенклатуры дел

На сегодняшний день не существует строгих правил по формированию приказа об утверждении номенклатуры дел. Предприятие самостоятельно в произвольной форме формируется или в рукописном виде, или в печатном виде. Приказ оформляется на листе А4 или А5 , так же можно оформить на фирменном бланке предприятия.

К сведению: приказ должен иметь оригинальную подпись руководителя предприятия или лица его замещающего.

Печать на приказе не обязательно, так как это считается внутренним документом предприятия. Но при необходимости печать проставляется. С 2016 года законодательством отменено использовать печать и штампы юридическому лицу.

Приказ храниться в специально отведенном месте, вместе с другими распорядительными документами в течение всего периода его действия. После того, как приказ утратил свое действие, он должен быть перенаправлен в архив предприятия и храниться там, на протяжении всего времени, которое отведено для хранения. После истечения срока хранения в архиве приказ необходимо утилизировать по специальному разработанному порядку.

Образец составления приказа утверждения номенклатуры дел

Приказ состоит их трех частей, рассмотрим подробно каждую в виде таблице:

Страна Советов

Страна Советов Советы на все случаи жизни

Приказ о номенклатуре дел

08.07.2018 admin Комментарии Нет комментариев

Для чего нужен приказ об утверждении номенклатуры дел?
Начнем с того, что такое номенклатура дел.

Можно ли переутвердить существующую номенклатуру дел на следующий год?

Это документ, в котором перечислен состав дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения.
В номенклатуру включают все дела, которые заводят в организации, в т.ч.

заявления сотрудников, справки с места работы, книги учета, переписку со сторонними организациями и пр.
Номенклатура на предстоящий календарный год составляется в конце текущего года и завершается эта работа изданием приказа об утверждении номенклатуры дел.
Так как данный вид приказа не относится к унифицированным и составляется в произвольной форме, предлагаю вам свой образец его оформления.

Приказ об утверждении номенклатуры дел (образец)

17.12.2016 г. № 14
Москва

Об утверждении номенклатуры дел ООО «Архив» на 2017 год

В целях исполнения требований п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, и организации документооборота,
Приказываю:

1. Утвердить с 01.01.2017 г. номенклатуру дел ООО «Архив».
2. Начальнику отдела по работе с персоналом Кузнецову Т.И. направить в структурные подразделения выписки из разделов номенклатуры для использования в работе
3. Руководителям структурных подразделений обеспечить формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.
4. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

С приказом ознакомлены:

Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец (2018)

Как и когда нужно составлять приказ об утверждении номенклатуры дел — пример оформления

4 мая 2017 Приказы

Приказ об утверждении номенклатуры дел, образец которого можно скачать ниже, составляется для закрепления избранного формата документооборота предприятия, в школе, детском саду или ином учреждении.

Зачем нужен?

Согласно законодательству организации любого типа, а также частные предприниматели обязаны сохранять архивную документацию, особенно это касается личных дел работников компаний. Период хранения обусловлен определенными сроками, о которых говорится в следующих положениях:

  • Приказ Минкультуры от 25.08.2010 года;
  • Приказ Главархива СССР от 15.08.1988 года.

Чтобы соответствовать данным требованиям и сохранить необходимую документацию, организации обязаны обеспечить эффективный учет, касающийся:

  • Классификации бумаг соответствующим определенным датам;
  • Качественной индексации документов, с целью контроля относительно соблюдения законных сроков.

Ведение номенклатуры в этом отношении является самым эффективным способом учета однотипных документов:

  • приказов;
  • актов;
  • личных карточек трудящихся;
  • трудовых книжек.

Такой способ организации номенклатуры дел также должен быть закреплен отдельным приказным документом руководителя предприятия.

Благодаря чему приобретает юридическое закрепление:

  • Перечень используемых документов, применяемых на фирме;
  • Обязанности сотрудников отдела кадров по ведению документации и соблюдению правил.

Важно: процесс утверждения номенклатуры в делопроизводстве российским законодательными актами регламентирован для бюджетных предприятий, в частных организациях он может иметь произвольный характер.

Образцы других приказов об утверждении:

Порядок подготовки

Соответственно требованиям номенклатура утверждается последовательной очередностью определенных действий, а именно:

  • Применением бланка общего назначения;
  • Визирования сотрудниками, ответственными за качество ее состояния;
  • Одобрения экспертной комиссии;
  • Согласования ведения с контролирующими лицами;
  • Утверждения руководителем.

Как оформить распоряжение?

Бумага в виде отдельного нормативного акта, по большей части используется в коммерции, в государственных организациях используется унифицированная форма документа.

Важно: также коммерческими организациями опускается процесс согласования утвержденной приказом номенклатуры дел с проверочной комиссией.

Формирование утверждающего приказа заключено в содержании следующих данных:

  • Наименование организации;
  • В шапке документа указывается – номер, дата, обоснование документа;
  • После слова «Приказ» идет описание, в каких целях и на основании, каких положений руководитель приказывает;
  • Утвердить формирование определенной номенклатуры;
  • Кому именно он поручает распределение документации, между какими отделами – полный перечень;
  • Лицо, обеспечивающее методическое сопровождение процесса;
  • Лицо, с которым подразделения обязаны согласовывать ведение номенклатуры дел и сроки хранения;
  • Лицо, контролирующее исполнение указа;
  • Подписи всех лиц, которых касается, документ об ознакомлении с ним;

Важно: кроме указания ФИО и должности лиц, необходимо ставить дату ознакомления.

Распоряжение обеспечивает выполнение фирмой законных положений по сохранности и учету документов.

Скачать образец

Образец утверждающего приказа — скачать.

Номенклатуру дел допустимо утверждать двумя путями – приказ руководителя либо проставление грифа непосредственно на самой номенклатуре.

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

Приказ составляется в том случае, если есть необходимость администрирования для организации делопроизводства – составление предписаний, установление конкретных сроков, дача разъяснений и пр. Особенно актуально и необходимо это в случае, когда могут возникнуть внеплановые ситуации. К примеру, составление номенклатуры дел заново при изменении ее структуры, которое может произойти в любое время.

Второй способ (проставление грифа) гораздо проще и, если вы уверены в надежности коллег, их исполнительности, осведомленности об основных требованиях делопроизводства, лучше выбрать его.

Существует два варианта формулировки приказа:

  • «утверждение и введение в действие прилагаемой к приказу номенклатуры дел» – соответственно номенклатура дел размещается в качестве приложения вместе с приказом при его подшивании в дело;
  • «введение в действие номенклатуры дел», при этом сама номенклатура утверждается непосредственно директором, а к приказу по основной деятельности прилагать ее не нужно.

Далее мы даем образцы приказов, регламентирующих процесс утверждения номенклатуры дел.

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ЛЕТЯЩАЯ СТРЕЛА»

Приказ о разработке номенклатуры дел на следующий год

Росархива (приложения 7 и 8).

Читать еще:  Платежка штраф сзв м образец саратов

Кроме того, при утверждении номенклатуры в частных фирмах, как правило, исключается этап одобрения документа экспертной комиссией, которая учреждается на ведомственном уровне.

Где скачать образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Ознакомиться с образцом приказа о вводе номенклатуры дел в организации вы можете на нашем портале. Мы подготовили для вас образец документа, на основе которого может быть издан приказ, актуальный для вашей фирмы.

Скачать образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Приказ, посредством которого в документооборот фирмы вводится номенклатура дел, издается с целью выполнения фирмой предусмотренной законом обязанности по обеспечению сохранности архивных документов.

Вопрос№4: Если создается новый приказ, но при этом еще действует старый приказ по номенклатуре, как можно отменить старый приказ?

Ответ: Если на момент составления приказа об утверждении номенклатуры на новый календарный год действует предыдущий приказ, тогда его необходимо отменить составленном новом приказе.

Приказ о разработке номенклатуры дел на следующий год

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Зачем нужен приказ об утверждении номенклатуры дел?

Законодатель в п. 1 ст. 17 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» установлено, что в обязательном порядке все предприятия, государственные органы, индивидуальные предприниматели должны обеспечить сохранность всех документов, которые имеются, а так же тех которые относятся к личному составу, в соответствии с утвержденными сроками.

Приказ о разработке номенклатуры дел на следующий год какого животного 2019

Поэтому, собрав нужную информацию, сотрудник, занимающийся созданием номенклатуры, изучает ее, а потом создает примерный образец, который может использоваться всеми отделами.

Особенно это важно для предприятий, которые только начинают свою работу. Созданный вначале документ в процессе хозяйственной деятельности претерпевает сильные изменения до тех пор, пока не будет выбран оптимальный вариант, который удовлетворит не только руководство, но и ответственных сотрудников.

Индивидуальная

Обычно к индивидуальному типу номенклатуры предприятие приходит с годами, когда выработана определенная структура. Индивидуальный вариант устраивает именно конкретную организацию и применяется только в ней.

Приказ о разработке номенклатуры дел на следующий год по гороскопу

При советской власти все документы были строго унифицированы, то есть должны были применяться во всех организациях. Сейчас применять унифицированные формы не обязательно, но можно их использовать, чтобы упорядочить свои дела.

Есть три варианта номенклатур:

  • типовая номенклатура дел (для однотипных отделов или компаний);
  • примерная номенклатура дел (скорее, рекомендательная, в которой содержится примерный состав папок, которые нужно завести в компании);
  • индивидуальная (её составляют с учётом специфики и структуры компании).

Мы будем говорить как раз об индивидуальной – о кадровой номенклатуре.

Составление номенклатуры дел

Чтобы составить номенклатуру, надо знать, какие документы в ходу у отдела кадров.

Виды номенклатуры дел организации

Номенклатура может быть нескольких видов:

    Благодаря структурному виду документацию можно разделить в соответствии с отделами и структурными подразделениями, в которых она создается и откуда поступает. В этом случае необходимо учитывать особенность работы каждого конкретного предприятия, значимость его отделов, как действует каждый из них.

Летящая стрела» от 27.10.2014 № 66 «Об утверждении структуры организации и ее штатного расписания» и внесением корректив в функции его отделов

п р и к а з ы в а ю:

  1. Утвердить номенклатуру дел общества на 2015 год, прилагаемую к данному приказу, и ввести в действие с 01 января 2015.
  2. Заместителю генерального директора (Кружкину А.П.) направить в отделы общества выписки из соответствующих направлению их деятельности разделов номенклатуры дел для последующего применения в работе.
  3. Руководителям отделов обеспечить формирование и оформление дел в строгом соответствии с номенклатурой, утвержденной данным приказом.
  4. Приказ общества от (НОМЕР И ДАТА) «(НАЗВАНИЕ ПРИКАЗА)» признать утратившим силу.
  5. Контроль за надлежащим и своевременным исполнением данного приказа возложить на главного инженера А.Я.Петрушина.

Генеральный директор Д.Л.

На практике номенклатура дел рассматривается прежде всего как учетный документ, поскольку в ней каждому заголовку дела присваивается свой индекс (номер), а в конце года в итоговой записи номенклатуры дел о категориях и количестве дел, заведенных в конкретном делопроизводственном году, фиксируется, сколько дел и сколько томов каждого дела заведено, т.е. фиксируются итоговые количественные характеристики документального фонда организации или структурного подразделения (см. Пример 5). По номенклатуре дел (как учетному документу) могут быть сданы в архив организации дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

В каждом образовательном учреждении разрабатывается индивидуальная НД на основании образца, который вместе с рекомендациями по его использованию представлен в письме Министерства образования от 20.12.2000 № 03-51/64.

Перед тем как приступить к составлению индивидуальной НД, потребуется изучить содержание, структурный состав документов и объем документооборота, сопровождающих деятельность образовательного учреждения. При составлении НД используется информация из:

  • устава учреждения и положений о его структурных подразделениях (если они имеются);
  • штатного расписания;
  • рабочих планов и отчетов;
  • НД за предыдущие периоды;
  • другой важной документации.

При составлении индивидуальной НД следует выбрать из примерного образца те заголовки дел, которые фактически есть в образовательном учреждении.

Утверждение номенклатуры дел

Только после того как будут собраны все подписи и визы согласования, проект номенклатуры дел утверждается руководителем организации.

Гриф утверждения оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и выглядит так:

Никольский М.К.

28.12.2015

Датой номенклатуры дел будет считаться дата ее утверждения.

В некоторых случаях отдельные этапы данной процедуры пропускаются, но утверждающий процесс посредством приказа обязателен.

Типовой формы для данной цели не разработано, а потому распоряжение каждая организация, желающая внедрить номенклатуру дел, готовит документ самостоятельно.

На типовой бланке фирмы указывают регистрационный номер, дату издания и место составления распорядительной бумаги. Приказ может быть озаглавлен кратко, отражая суть распорядительной части, например, «об утверждении номенклатуры дел на 2017 год».

После заголовка пишется повод для формирования документа – организация должного уровня хранения дел и документов, обеспечение своевременного исполнения бумаг.

В основной распорядительной части перечисляют следующие распоряжения:

  1. Утвердить номенклатуру дел организации с конкретной даты, например, с 01 января 2017 или 2018 года.

Это нужно делать, если в течение года появились новые дела, например переписка с новым контрагентом.

Вносим изменения в актуальную номенклатуру дел

При составлении номенклатуры дел на очередной год настоятельно рекомендуем оставлять в документе место для внесения новых дел, заведенных в течение года. Пустые строки оставляют в количестве от трех до пяти в конце каждого раздела и заполняют от руки во всех экземплярах действующей номенклатуры (Пример 3). Новые дела получают индексы в порядке валовой нумерации.

Конечно, такие изменения нужно вносить в реальном времени: между заведением в подразделении дела и дополнением номенклатуры дел не должны проходить месяцы.

Срок хранения и № статей по перечню

Заполнение граф статьи номенклатуры дел

Наименование раздела

Номенклатура дел может быть построена по:

В номенклатуре дел, построенной по структурной схеме, наименования разделов и подразделов, как правило, соответствуют утвержденной структуре организации, т.е. индексы структурных подразделений будут совпадать с разделами (подразделами) номенклатуры дел.

Читать еще:  Приказ об изменении оклада в связи с изменением системы оплаты труда

Термин «дело» употребляется при заведении личных и судебных дел или при объединении различных документов, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, например, «Дело о присвоении ученого звания доцента. Рябов Алексей Федорович».

Термин «переписка» применяется при группировке документов, представляющих собой корреспонденцию двух или более организаций, например, «Переписка с федеральными агентствами по вопросам распределения молодых специалистов».

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле, например, «Документы о проведении конференций (планы, списки, доклады)».

При формировании дел на следующий год данное дело переходит в номенклатуру дел под тем же порядковым номером.

При наличии в Перечне, по которому определялся срок хранения дела, в графе «Примечания», комментариев (например, «на государственное и муниципальное хранение не передаются» или «при условии завершения проверки, (ревизии)», «после замены новыми» и др.), данные комментарии переносятся в графу № 5 номенклатуры дел организации без изменений.

Итоговая запись к номенклатуре дел

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (единиц хранения) отдельно постоянного и временного хранения.

Главными источниками, в которых закреплены данные сроки, являются:

  • перечень типовых документов, введенный в оборот приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;
  • перечень типовых документов, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988.

Для выполнения данного требования закона фирмам необходимо организовать эффективный учет документооборота, предполагающий:

  • классификацию документов по срокам хранения;
  • эффективную индексацию документов — для мониторинга соблюдения соответствующих сроков.

Один из самых удобных способов учета документов на предприятии, соответствующий вышеотмеченным критериям, — ведение номенклатуры дел. Термин «дело» в данном случае принято понимать как категорию, группу однотипных источников.

в «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (М., 2006):

Страна Советов

Страна Советов Советы на все случаи жизни

Приказ о номенклатуре дел

08.07.2018 admin Комментарии Нет комментариев

Для чего нужен приказ об утверждении номенклатуры дел?
Начнем с того, что такое номенклатура дел.

Можно ли переутвердить существующую номенклатуру дел на следующий год?

Это документ, в котором перечислен состав дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения.
В номенклатуру включают все дела, которые заводят в организации, в т.ч.

заявления сотрудников, справки с места работы, книги учета, переписку со сторонними организациями и пр.
Номенклатура на предстоящий календарный год составляется в конце текущего года и завершается эта работа изданием приказа об утверждении номенклатуры дел.
Так как данный вид приказа не относится к унифицированным и составляется в произвольной форме, предлагаю вам свой образец его оформления.

Приказ об утверждении номенклатуры дел (образец)

17.12.2016 г. № 14
Москва

Об утверждении номенклатуры дел ООО «Архив» на 2017 год

В целях исполнения требований п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, и организации документооборота,
Приказываю:

1. Утвердить с 01.01.2017 г. номенклатуру дел ООО «Архив».
2. Начальнику отдела по работе с персоналом Кузнецову Т.И. направить в структурные подразделения выписки из разделов номенклатуры для использования в работе
3. Руководителям структурных подразделений обеспечить формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.
4. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

С приказом ознакомлены:

Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец (2018)

Как и когда нужно составлять приказ об утверждении номенклатуры дел — пример оформления

4 мая 2017 Приказы

Приказ об утверждении номенклатуры дел, образец которого можно скачать ниже, составляется для закрепления избранного формата документооборота предприятия, в школе, детском саду или ином учреждении.

Зачем нужен?

Согласно законодательству организации любого типа, а также частные предприниматели обязаны сохранять архивную документацию, особенно это касается личных дел работников компаний. Период хранения обусловлен определенными сроками, о которых говорится в следующих положениях:

  • Приказ Минкультуры от 25.08.2010 года;
  • Приказ Главархива СССР от 15.08.1988 года.

Чтобы соответствовать данным требованиям и сохранить необходимую документацию, организации обязаны обеспечить эффективный учет, касающийся:

  • Классификации бумаг соответствующим определенным датам;
  • Качественной индексации документов, с целью контроля относительно соблюдения законных сроков.

Ведение номенклатуры в этом отношении является самым эффективным способом учета однотипных документов:

  • приказов;
  • актов;
  • личных карточек трудящихся;
  • трудовых книжек.

Такой способ организации номенклатуры дел также должен быть закреплен отдельным приказным документом руководителя предприятия.

Благодаря чему приобретает юридическое закрепление:

  • Перечень используемых документов, применяемых на фирме;
  • Обязанности сотрудников отдела кадров по ведению документации и соблюдению правил.

Важно: процесс утверждения номенклатуры в делопроизводстве российским законодательными актами регламентирован для бюджетных предприятий, в частных организациях он может иметь произвольный характер.

Образцы других приказов об утверждении:

Порядок подготовки

Соответственно требованиям номенклатура утверждается последовательной очередностью определенных действий, а именно:

  • Применением бланка общего назначения;
  • Визирования сотрудниками, ответственными за качество ее состояния;
  • Одобрения экспертной комиссии;
  • Согласования ведения с контролирующими лицами;
  • Утверждения руководителем.

Как оформить распоряжение?

Бумага в виде отдельного нормативного акта, по большей части используется в коммерции, в государственных организациях используется унифицированная форма документа.

Важно: также коммерческими организациями опускается процесс согласования утвержденной приказом номенклатуры дел с проверочной комиссией.

Формирование утверждающего приказа заключено в содержании следующих данных:

  • Наименование организации;
  • В шапке документа указывается – номер, дата, обоснование документа;
  • После слова «Приказ» идет описание, в каких целях и на основании, каких положений руководитель приказывает;
  • Утвердить формирование определенной номенклатуры;
  • Кому именно он поручает распределение документации, между какими отделами – полный перечень;
  • Лицо, обеспечивающее методическое сопровождение процесса;
  • Лицо, с которым подразделения обязаны согласовывать ведение номенклатуры дел и сроки хранения;
  • Лицо, контролирующее исполнение указа;
  • Подписи всех лиц, которых касается, документ об ознакомлении с ним;

Важно: кроме указания ФИО и должности лиц, необходимо ставить дату ознакомления.

Распоряжение обеспечивает выполнение фирмой законных положений по сохранности и учету документов.

Скачать образец

Образец утверждающего приказа — скачать.

Номенклатуру дел допустимо утверждать двумя путями – приказ руководителя либо проставление грифа непосредственно на самой номенклатуре.

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

Приказ составляется в том случае, если есть необходимость администрирования для организации делопроизводства – составление предписаний, установление конкретных сроков, дача разъяснений и пр. Особенно актуально и необходимо это в случае, когда могут возникнуть внеплановые ситуации. К примеру, составление номенклатуры дел заново при изменении ее структуры, которое может произойти в любое время.

Второй способ (проставление грифа) гораздо проще и, если вы уверены в надежности коллег, их исполнительности, осведомленности об основных требованиях делопроизводства, лучше выбрать его.

Существует два варианта формулировки приказа:

  • «утверждение и введение в действие прилагаемой к приказу номенклатуры дел» – соответственно номенклатура дел размещается в качестве приложения вместе с приказом при его подшивании в дело;
  • «введение в действие номенклатуры дел», при этом сама номенклатура утверждается непосредственно директором, а к приказу по основной деятельности прилагать ее не нужно.

Далее мы даем образцы приказов, регламентирующих процесс утверждения номенклатуры дел.

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ЛЕТЯЩАЯ СТРЕЛА»

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector